KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ HAKKINDA AYDINLATMA METNİ
Bu bilgilendirme metni 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Kanun) kapsamında Şirketimiz tarafından işlenebilecek kişisel verilerinize yönelik olarak sizi bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.
Veri Sorumlusu
Statech Portföy Yönetimi Anonim Şirketi (Şirket)
Kişisel veri : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
Kişisel verilerin işlenmesi : Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
Veri işleyen : Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
Veri kayıt sistemi : Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,
Veri sorumlusu : Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.
Kanun kapsamında Şirket, veri sorumlusu ve/veya veri işleyen olarak hareket etmektedir.
Veri sorumlusu sıfatı ile Şirket, iletmiş olduğunuz veya şirketin usul ve çerçeveleri içerisinde edindiği kurumsal, ticari, kişisel ve diğer her türlü veri, bilgi ve belge bakımından (“Veri”); Şirket’in siz müşterilere hizmet vermek amacı ile hizmet ile sınırlı olarak danışman/çalışan/ortaklarımız/temsilcilerimizle, dış kaynak kullanımı ve destek hizmeti aldığımız şirketlerle, sözleşme imzaladığı program ortakları, bunların iştirakleri ve alt kuruluşlarıyla, çalışanlar, şirket görevlileri, hukuk mali ve vergi danışmanları, denetçileri, şirketin faaliyetlerinin tamamlayıcısı veya uzantısı niteliğindeki hizmetleri aldığı taraflar ve anlaşmalı kuruluşlar ile özel mevzuatı gereğince kişisel veri talebine yetkili olan otoriteler, bakanlıklar, yargı mercileri gibi yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılabilmektedir. İnternet sitemiz, sosyal medya sayfalarımız veya/ve bunlarla sınırlı olmamak üzere her türlü alternatif kanallar aracılığı ile; kişisel ve/veya özel nitelikli kişisel verileriniz; tamamen veya kısmen elde edilebilir, kaydedilebilir, depolanabilir, değiştirilebilir, güncellenebilir, periyodik olarak kontrol edilebilir, yeniden düzenlenebilir, sınıflandırılabilir, işlendikleri amaç için gerekli olan ya da ilgili kanunda öngörülen süre kadar muhafaza edilebilir, kanuni ya da hizmete bağlı fiili gereklilikler halinde Şirket’in birlikte çalıştığı iş ortakları ya da kanunen yükümlü olduğu kamu kurum ve kuruluşlarıyla ve/veya Türkiye’de veya sadece depolama ile sınırlı olmak üzere depolama ve server hizmetlerinin bir uzantısı yurt dışında olması halinde alınan destek hizmeti ile sınırlı kalmak kaydıyla 3. kişi gerçek kişi/tüzel kişi, hizmet sağlayıcı ve tedarikçi firmalar ile paylaşılabilecektir. Kişisel verileriniz, şirket faaliyet konumuz ve verdiğimiz hizmet ile sınırlı olarak kanuni ya da hizmete bağlı fiili gereklilikler halinde rızanız alınarak yurtdışına aktarılabilir ya da kullanılmasının engellenmesi de dahil olmak üzere işlenebilir, gerekirse anonim hale getirilerek (hepsi “veri işleme” olarak adlandırılacaktır) kullanılabilir. Verilerin işlenmesi, veri sahibinin faaliyetlerinin kaydedilmesi ve işlenmesini de kapsamaktadır (Elektronik kanal kullanılırken veri sahibinin lokasyonunu belirleme, ürün seçim sıklığını ve/veya diğer istatistiki verileri tanımlama ve analiz etme gibi)
Kişisel verileriniz; Şirket, internet sitemiz, destek hizmeti sağlayıcıları, Şirket dijital kanalları, platformları aracılığı ile veri transferi ve alımı için kullanılan tüm teknik yöntemler ve her türlü kanallar aracılığıyla yazılı, sözlü ya da elektronik ortamda toplanabilir. Veri sahibinin bilgilerinin Şirket tarafından çeşitli elektronik kanallar kullanırken işlenmesi (web tarayıcı, sosyal medya hesapları, Şirketin web sitesi, internet hizmetleri, mobil hizmetler, şirketin mobil uygulamaları, veri transferi ve alımı için kullanılan diğer teknik yöntemler ve kanallar dahil olmak üzere), veri sahibinin faaliyetlerinin kaydedilmesi ve işlenmesini de kapsamaktadır. (Elektronik kanal kullanılırken veri sahibinin lokasyonunu belirleme, girdi verilerini, ürün seçim sıklığını ve/veya diğer istatistiki verileri tanımlama ve analiz etme vb.)
Haklarınız
Kanun’un 11. Maddesine göre kişisel verileriniz ile ilgili şu haklara sahipsiniz;
• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonucun ortaya çıktığını düşünüyor iseniz buna itiraz etme,
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararınızın giderilmesini KVKK Bilgi Talep Formu’nu doldurarak talep etme,
haklarınızı kullanmak için talebinizi kimliğinizi teyit edici belgeler ile elden teslim edebilir veya kvkk@statechportfoy.com.tr adresine elektronik imzalı veya mobil imzalı olarak iletebilirsiniz.
Yetkisiz üçüncü kişilerin başkası adına yaptığı talepler değerlendirmeye alınmayacaktır.
Talebiniz en kısa sürede ve ulaştığı tarihten itibaren en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Başvurunuzun olumsuz değerlendirilmesi halinde gerekçeli ret sebepleri başvuruda belirttiğiniz adrese elektronik posta veya posta yolu ile gönderilir.
Başvurunuza yönelik işlemlerin ayrı bir maliyeti gerektirmesi halinde, Kurul tarafından belirlenen ücretler tarafınıza fatura edilir. Bu kapsamda Kanunun 13. maddesinin 1. fıkrası gereğince, yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi, yazılı olarak veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun ileride belirleyeceği diğer yöntemlerle Kurumumuza iletebilirsiniz.
Tüzel kişi müşteri yetkili temsilcisi sıfatıyla Şirketimizle Hizmet ve diğer çerçeve Sözleşmeleri imzalayan ve verileri işlenen gerçek kişiler için yukarıdaki aydınlatmaya ilişkin hususlar geçerlidir. İmza sirküleri, ticaret sicil gazetesi, vekaletname, mahkeme kararları, talimat vb. yollarla kişisel verileri işlenen tüzel kişi temsilci/ortak/vekil/gerçek faydalanıcı sıfatını haiz diğer gerçek kişilerin Kanun kapsamında aydınlatılması sorumluluğunun tüzel kişiliğin kendisine ait olduğunu önemle hatırlatırız.
Kişisel Verileriniz Ne Kadar Süre İle Saklanır?
Kişisel verilerinizin saklama süresi aşağıdaki şekildedir:
• Kanunda veya ilgili mevzuatta verinin saklanması için bir süre belirlenmişse, söz konusu veri en az bu süre kadar saklanmak zorundadır. Aksi mevzuatta öngörülmüyor ise kişisel verileriniz kural olarak 10 yıl süre ile saklanmaktadır.
• Olası bir mahkeme talebinin veya kanunla yetkili kılınmış bir idari merciinin ilgili veriye ilişkin talebinin tarafımıza geç ulaşması veya tarafı olabileceğimiz bir ihtilafın meydana gelmesi gibi ihtimaller gözetilerek, verilerinizin saklanması için mevzuatta öngörülen sürelere 6 ay ila 1 yıl arası bir süre eklenerek verilerin saklama süresi belirlenmekte ve belirlenen sürenin sonunda söz konusu veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonimleştirilmektedir.
• Mevzuatta, işlediğimiz verinin saklanma süresine yönelik bir süre öngörülmemiş ise aramızdaki ilişkinin gereği olarak ve tarafınızla yapılan sözleşmede belirlenen süre boyunca verileriniz saklanır. Bahsi geçen ilişkinin bitiminden sonra veya sözleşmede belirlenen süre geçtikten sonra verileriniz herhangi bir talebinize gerek olmadan silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
• Kişisel verilerin işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ya da tarafımızca beyan edilen veya mevzuat kapsamında belirlenen saklama süresi dolmuş ise verileriniz, ilk periyodik imha tarihinde veya en geç 6 ay içerisinde re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Geçerli bir sebep ile verilerinizin silinmesine dair talepte bulunmanız halinde ise verileriniz en geç 30 gün içerisinde silinir. Saklama süresi mevzuatta belirlenmiş verilerinizin öngörülen sürelerden önce silinmesini veya imha edilmesini talep etmeniz halinde söz konusu talebiniz gerçekleştirilemeyecektir.
Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği
Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla sınırlı olarak Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları dahilinde işlenmektedir.
• Müşterinin tanınması, kimlik tespit ve teyit işlemlerinin yapılabilmesi,
• Fon hizmet ve faaliyetlerinin verilebilmesi için akdedilen ürün ve hizmetlere konu sözleşme koşullarının ifası ve üstlenilen yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Sahteciliğin/dolandırıcılığın önlenmesi,
• Kurum içi operasyon, iç kontrol/denetim, risk yönetimi ve diğer faaliyetlerin yürütülmesi,
• Şikayet, itiraz ve yasal takip süreçlerinin yönetilmesi,
• Belge-kayıt düzeni, 6362 sayılı Sermaye Piyasası Kanunu başta olmak üzere yatırım faaliyeti kapsamında tabi olunan yerel ve uluslararası mevzuatın öngördüğü bilgi muhafaza, raporlama, bilgilendirme, vergilendirme, uluslararası yaptırımlar ve sair yükümlülüklere uyulabilmesi,
• Bilgi işlem gereksinimleri, sistemsel yapı, alınan destek hizmetlerinin gerekliliği, bu hizmet ve ürünlere ilişkin olarak sizlere gerekli bilgilendirmenin yapılabilmesi için irtibata geçilmesi,
• Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması ve yönetimi,
• Karşılaştırmalı ürün ve/veya hizmet teklifi, modelleme, bilgi araştırmaları, planlama, istatistik, müşteri memnuniyeti çalışmaları, raporlama, mevcut veya yeni ürün çalışmaları ve ve/veya geliştirmeleri, potansiyel müşteri tespiti, kişisel verilerinizi Şirketimize açıklamanıza konu olan Şirketimiz ana sözleşmesinde yazılı olan işleri düzenleyen kanun ve ilgili mevzuat kapsamında her türlü ürün ve hizmetlerin sunulması,
• Sermaye Piyasası Kurulu (SPK), Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurulu (BDDK), Türkiye Sermaye Piyasaları Birliği, Mali Suçları Araştırma Kurulu (MASAK) ve diğer otoritelerce öngörülen bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerinin yerine getirilmesi,
• Elektronik, sözlü veya belgelere dayanak olarak dikkate alınan işlemlerinize ilişkin tüm kayıtları tutmak ve belgeleri düzenlemek,
• Sizlere daha iyi ve güvenilir bir hizmet verilebilmesi, uygun hizmetler ve ürünler geliştirilmesi ve bunun sürekliliğinin sağlanabilmesi,
• Şirket ürün ve hizmetlerinin sunulabilmesi, bu konuda talep ettiğiniz/edeceğiniz ürün ve hizmetlere ilişkin iletişim kurulabilmesi,
• Şirketimiz ile iş ilişkisi içerisinde olan üçüncü gerçek veya tüzel kişiler ile yapılan sözleşmeler veya yürütülen faaliyetler çerçevesinde hukuki ve ticari yükümlülüklerin gerçekleştirilmesi için, Şirketimiz tarafından sözleşmeden kaynaklanan yükümlülüklerin ifası, hak tesisi, hakların korunması, ticari ve hukuki değerlendirme süreçleri, hukuki ve ticari risk analizleri, hukuki uyum süreci, mali işlerin yürütülmesi,
• Şirketimiz ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması amacı doğrultusunda; Şirketimiz tarafından yürütülen finansal operasyonlar, iletişim, piyasa araştırması, satın alma operasyonları, finansman birim faaliyetleri, Şirketimizin ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması, Kurumumuzun iç sistem ve uygulama yönetimi operasyonları, hukuki operasyonların yönetimi,
• Faaliyetlere ait iletişimi sağlamak ve yürütmek,
• Web sitesi üzerinden kullanıcıların kayıt edilmesi,
• Kullanıcıların doğrulanması,
• Kullanıcılarla iletişim kurulması,
• Müşteri işlem süreçlerinin yürütülmesi,
• Mesafeli satış sözleşmesi uyarınca üstlenilen yükümlülüklerin ifa edilmesi,
• Müşteri memnuniyeti ve destek sürecine ilişkin hizmet kalitesinin ölçülmesi ve geliştirilmesi, müşteri memnuniyeti süreçlerinin yönetilmesi, müşteri yönetimi, sorun/hata bildirimi değerlendirilmesi,
• Denetim ve kontrol süreçleri için dolandırıcılığın tespiti ve önlenmesi, risk yönetimi ve kontrol faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi,
• Muhasebe sürecinin yürütülmesi,
• Operasyonel faaliyetlerin yürütülmesi ve geliştirilmesi,
• Şirket içi değerlendirme yapılması,
• Kamu güvenliğine ilişkin hususlarda yasal mercilerden gelen taleplerde bilgi verilmesi,
• Güvenlik, operasyon, raporlama, istatistik faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Yasal yükümlülükleri karşılamak ve yürürlükteki mevzuattan doğan hakların kullanılabilmesi.
İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
Kişisel verileriniz aşağıda belirtilen taraflar ve paylaşım amaçları ile sınırlı olmak üzere Kanun’un 8. ve 9. Maddelerinde belirtilen şartlar dahilinde paylaşılmaktadır.
• Kanunen bilgi almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşlar ile yargı mercilerine, yasal raporlama yapılması, düzenleme ve denetim faaliyetlerinin yürütülmesi, şikayet ve hukuki süreçlerin işletilmesi vd. yasal sebeplerden dolayı,
• Destek hizmeti/yan hizmetlere ilişkin kuruluşlar ve hukuk büroları ile Kurumumuza destek ve danışmanlık hizmeti verebilmeleri amacıyla,
• Bağımsız denetim kuruluşları ile denetim faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla,
• Sermaye piyasası kurumları ile emir iletimine aracılık sözleşmesi imzaladığı kuruluşlar kapsamında müşteri ile hizmet ilişkisinin kurulması, işleyişi ve sona erdirilmesi amacıyla,
• Şirket Grubu içerisinde mevzuat uyarınca gerekli bilgi paylaşımının yapılması amacıyla,
• MASAK, BDDK, SPK ve sair düzenleyici kurumlar ile 6/12/2012 tarihli ve 6362 sayılı Sermaye Piyasası Kanunu hükümleri saklı olmak kaydıyla özel hukuk hükümlerine tabi olarak faaliyette bulunan anonim şirket statüsündeki Borsa İstanbul A.Ş. (BİST), Türkiye Sermaye Piyasaları Birliği, Merkezi Kayıt Kuruluşu, İstanbul Takas ve Saklama Bankası A.Ş. ve Yatırımcı Tazmin Merkezi ile iç denetim, iç kontrol, risk yönetimi ile risk izleme faaliyetlerinin yürütülmesi ve mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla,
• Muhtemel alıcılar ile Kurumumuz paylarının satışında değerleme çalışmaları yapılabilmesi amacıyla.
Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Statech Portföy, kişisel verileri, “Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği” başlığı altında belirtilen amaçlar için, yazılı, sözlü, ses veya görüntü kaydı veya diğer fiziksel veya elektronik şekillerde toplayabilir. Kişisel verileriniz aşağıdaki Kurumumuz hizmet kanallarından doğrudan veya dolayı şekilde yasal veya sözleşme kaynaklı hukuki sebeplerden dolayı temin edilebilir.
Doğrudan Veri Toplama Yöntemleri;
• Yüz yüze hizmet kanalları
• Mesafeli hizmet kanalları (Internet sitesi, Internet şubesi, kayıtlı telefon, faks gibi uzaktan iletişim araçları ve aracılık/acentalık sözleşmeleri kapsamında diğer finansal kuruluşlar aracılığı ile)
Dolaylı Yoldan Veri Toplama Yöntemleri;
• Destek ve danışmanlık hizmeti veren 3.kişilerden
• Sosyal medya, gazete vs. halka açık kanallardan
• SPK, BİST gibi düzenleyici otoritelerden
Kişisel Veri Sahibinin Hak ve Sorumlulukları
Kanun’un 11. maddesi kapsamında kişisel veri sahibi olarak sizlere aşağıda belirtilen haklar tanınmıştır:
• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
KVK Kanunu’nun 13. maddesinin 1. fıkrası gereğince, yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi, yazılı veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Şirkete iletebilirsiniz. Kişisel Verileri Koruma Kurulu, şu aşamada herhangi bir yöntem belirlemediği için, başvurunuzu, KVK Kanunu gereğince, yazılı olarak Şirkete iletmeniz gerekmektedir. Bu çerçevede Şirkete KVK Kanunu’nun 11. maddesi kapsamında yapacağınız başvurularda yazılı olarak başvurunuzu ileteceğiniz kanallar ve usuller aşağıda açıklanmaktadır.
Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi Şirkete web sitemizde yer alan başvuru formunu doldurarak iletmeniz durumunda Şirket talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Şirket tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. kvkk@statechportfoy.com.tr adresinden bilgi talep edebilirsiniz. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Şirketin Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarife üzerinden ücret talep etme hakkı saklıdır.